El Archivo de la Cofradía del Rocío se crea como tal tras la construcción de la que sería primera casa hermandad de la Hermandad, la sede de Calle Amargura en 1985. Hasta entonces y desde el momento de fundación de la entidad (1706), todos los documentos eran depositados en las dependencias de la Iglesia de San Lázaro. Esto conllevó la práctica pérdida de documentos debido al asalto sufrido por nuestra sede en la aciaga tarde del 12 de mayo de 1931.
La gestión del archivo está ligada a la figura del Secretario de la Hermandad y ello se establece en las propias Reglas corporativas, concretamente en la regla 71ª, sobre las funciones del Secretario, donde se indica entre sus obligaciones la de «Organizar y custodiar el archivo de Secretaría».
Si bien en los actuales estatutos se incluyó de forma definitiva a la figura del Vocal Archivero, del que se detallan sus funciones en la Regla 81ª:
· Cuidar del Archivo histórico de la Hermandad, lo mismo en su parte documental y gráfica que audiovisual, catalogando e inventariando sus fondos. Dicho Archivo deberá conservarse en el domicilio de la Hermandad.
· Organizar y fomentar el Archivo de la Hermandad, recabando las autorizaciones y dotaciones presupuestarias necesarias para la adquisición de nuevos fondos y del material necesario para la conservación de legajos y demás documentos.
· No permitir, bajo ningún pretexto, la extracción de ningún documento del Archivo, o la salida fuera de sus dependencias, salvo que lo ordene por escrito el Hermano Mayor, ante el cual será responsable. De acuerdo con lo que disponga la Junta de Gobierno, establecerá la forma de acceso al Archivo y el uso del mismo por parte de estudiosos.
El Archivo histórico estará integrado por todos los documentos y escritos en antigüedad superior a cinco años, a contar desde cada ejercicio corriente, que obren en poder de la Hermandad; así como por cuantas fotografías, diapositivas, cintas de vídeo o cassette, libros, revistas, recortes de prensa, soportes informáticos de cualquier tipo, etc., tenga la Hermandad o pueda adquirir en el futuro.
La mayor parte de los fondos conservados corresponden a documentos escritos (unas 150 cajas archivadoras o legajos), con un espacio cronológico que abarca desde 1936 al presente. La temática es muy amplia, siendo abundante la documentación relativa al desarrollo cotidiano de las labores y funciones de la institución. En este sentido, destacan los documentos emanados de la Secretaría; Tesorería y la antigua Contaduría de la Hermandad, tales como libros de cuentas, de cargo, contratos, proyectos, registro de hermanos, inventarios, Reglas, escrituras de propiedad, correspondencia, diseños, etc.
Por otra parte, es extenso también el fondo gráfico del Archivo, con una importante colección fotográfica relativa a cultos y actos de la Hermandad, incluyendo el proceso de coronación canónica de nuestra Sagrada Titular, María Santísima del Rocío (2005 – 2015)
Forman parte también de los fondos proyectos artísticos originales, carteles y convocatorias, boletines de edición propia o de otras instituciones.
Labores del equipo del Archivo
Desde 2016 se vienen realizando labores encaminadas a una correcta catalogación y conservación de los fondos documentales del Archivo de la Hermandad, a partir de criterios archivísticos. La ordenación de los fondos a partir de un cuadro de clasificación, la catalogación de los mismos utilizando fichas sistematizadas, su depósito en condiciones que favorezcan la conservación y la digitalización de los documentos, de manera que se asegure la preservación de los mismos, constituyen las principales tareas en esta área.
En caso de querer colaborar con el Área de Archivo, bien depositando bienes o bien en la conservación y estudio de lo que existe, puede ponerse en contacto a través del correo secretario@cofradiadelrocio.com